关于进一步严格执行校内招标采购审批程序及经济合同审批程序的通知
发布时间: 2017-12-11 浏览次数: 588

 关于进一步严格执行校内招标采购审批程序及经济合同审批程序的通知

各学院、各部门:

为进一步规范校内招标采购活动审批过程和经济合同审批过程,为确保采购活动符合国家、自治区及学校相关规定,严格执行校内招标采购审批程序及经济合同审批程序,特重申招标采购及经济合同审核相关规定。

在《新疆师范大学招标采购管理办法(试行)》规定限额标准以上、在《新疆师范大学固定资产管理办法(修订)》管理范围内且需要组织实施采购活动的货物、工程和服务项目,在采购活动发生前,均须进行采购审批。采购审批流程由项目管理单位、项目出资单位或项目实施单位发起,经项目归口管理部门、资金管理部门、计划财务处、资产管理处、审计处及采购工作主管校领导等环节审批同意后,方可按照招标采购相关规定实施采购。具体项目所经环节视具体情况而定。

采购活动结束后,应签订相应项目的经济合同。在《新疆师范大学经济合同管理办法(暂行)》管理范围内,以新疆师范大学的名义,与其它平等民事主体的法人、个体工商户或者其他经济组织之间设立、变更、终止经济权利义务关系的合同、协议,都应经过项目单位、资产管理处、审计处及计划财务处等相关职能部门审核。待审核完成,项目单位按审核意见修改合同原稿后,方可出具合同签订。以新疆师范大学为主体签订的经济合同必须加盖新疆师范大学合同专用章。合同审核流程分为示范文本合同审核流程和非示范文本合同审核流程,具体划分视具体项目而定。

具体流程、操作及准备材料详见附件。

请各学院各部门项目负责人认真阅读本通知,并继续严格执行采购审批及合同审批相关程序,确保本单位采购活动符合既定程序,确保采购活动、合同签订顺利进行。

  

  

资产管理处

20171211

  



附件:

招标采购审批程序及合同签订程序具体流程和注意事项进一步明确如下:

一、招标采购审批程序

采购活动实施之前,项目部门须起草“采购申请报告”和相应的“采购技术要求”。

采购申请报告”内容应包含项目部门、项目名称、采购内容、采购数量、预算金额、经费来源、预算科目及其他需要说明的情况。项目部门项目负责人应本着认真负责的态度和实用节约的原则,对“采购申请报告”和 “采购技术要求”的内容、格式进行严格把关。

采购技术要求”主要包括采购货物、服务或工程的详细技术参数,货物类须写明货物名称、数量、种类、规格、材质、详细性能指标及其他需要注明的情况,有条件时可提供参考图片;服务类须明确具体服务范围、任务、期限、服务质量标准,设计项目必须有设计任务书;工程类必须有正规的工程量清单,有施工图纸的必须提供施工图纸。

项目负责人在办公自动化OA系统“审批中心”的“新采购审批”流程中“发起申请”,认真填写带“*”号的必填项。“投标人”栏目为选填项,如有推荐供应商或投标人,请将其单位名称、联系人及联系方式填入此处,如无推荐的供应商或投标人可以不填;同时须将经确认后的“采购申请报告”和 “采购技术要求”定稿上传至“附件”。

流程发起人确认填写和上传的信息完整准确后,点击“下一步”即可完成操作。

流程发起人可在已发起的“新采购审批”流程中点击“查阅流转”查询审批进度及审批节点。通常情况下,“新采购审批”流程自发起到结束需经历5—7个工作日。如项目紧急,流程发起人或项目负责人可根据查询到的进度和节点,自行联系“当前办理人”进行提醒。

 “新采购审批”流程结束后,资产管理处安排专人分办项目,具体实施采购活动。

二、经济合同审批程序

经济合同审批程序分为示范文本合同审批流程与非范文本审批流程,项目负责人在办公自动化OA系统“审批中心”的“示范合同审批”或“非示范合同审批”流程中“发起申请”。

 “示范合同审批”针对有示范文本的合同(或协议)签订审核,“非示范合同审批” 针对无示范文本的合同(或协议)签订审核。合同签订部门(即项目部门)合同(或协议)起草人选择适合的合同(或协议)示范文本,根据采购项目的实际情况,在示范文本中进行填空,并将填写好的合同(或协议)初稿,以“附件”形式上传至“示范合同审批”。没有适合的合同(或协议)示范文本时,请将本部门拟好的合同(或协议)初稿,编辑入“非示范合同审批”。

具体操作步骤及提供材料如下:

 1、“示范合同审批”:进入OA→办公系统→审批中心→示范合同审批。

编号”:合同签订部门根据各自部门合同管理台账自行编号,暂不对校内所有部门合同进行统一编号;“合同名称” 根据实际情况填写,且应与采购项目名称一致;“合同起草人”默认为账号登录人;“乙方单位名称” 根据实际情况填写,且须与合同签订时所盖公章的单位名称完全一致;“乙方负责人姓名” 根据实际情况填写;“手机”指乙方单位项目负责人手机号码,根据实际情况填写;“固定电话” 指乙方单位固定电话号码,根据实际情况填写;“合同概括”根据实际情况简单填写,如有需要特殊说明的情况可在此处说明;“合同总价(大写)”、“(小写)”根据实际情况准确填写。

附件”应上传(1)合同(或协议)初稿,(2)“新采购审批”完成后的表单截图,(3)与该合同相关的会议纪要(应具备参会人员手写签名)扫描件或图片文件,(4)中标/成交通知书(加盖印章)扫描件或图片文件。(1)(2)项必须同时具备,(3)(4)两项须具备其中一项。

以上内容确认后,“合同起草人”点击“下一步”选择“项目负责人意见”签署人,项目负责人签署意见完成后点击“下一步”选择“项目单位领导意见”签署人,项目单位领导意见签署完后点击“下一步”,流程进入资产管理处审核。

 2、“非示范合同审批”:进入OA→办公系统→审批中心→非示范合同审批。

编号”:各部门各学院根据各自部门自行编号,暂不统一编写;“合同名称” 根据实际情况填写,且应与采购项目名称一致;“合同起草人”默认为账号登录人;“乙方单位名称” 根据实际情况填写,且须与合同签订时所盖公章的单位名称完全一致;“乙方负责人姓名” 根据实际情况填写;“手机”指乙方单位项目负责人手机号码,根据实际情况填写;“固定电话” 指乙方单位固定电话号码,根据实际情况填写;“合同概括” 根据实际情况简单填写,如有需要特殊说明的情况可在此处说明;“合同总价(大写)”、“(小写)”根据实际情况准确填写。

点击“起草正文”,粘贴非示范文本合同初稿,合同审核人在“编辑正文”中对送审合同 进行修改、批注。非示范文本合同不能以“附件”形式上传。

附件”应上传(1)“新采购审批”完成后的表单截图,(2)与该合同相关的会议纪要(应具备参会人员手写签名)扫描件或图片文件,(3)中标/成交通知书(加盖印章)扫描件或图片文件。(1)项必须具备,(2)(3)两项须具备其中一项。

以上内容确认后,“合同起草人”点击“下一步”选择“项目负责人意见”签署人,项目负责人签署意见完成后点击“下一步”选择“项目单位领导意见”签署人,项目单位领导意见签署完后点击“下一步”,流程进入资产管理处审核。

流程发起人可在已发起的合同审批流程中点击“查阅流转”查询审批进度及审批节点。通常情况下,经济合同审批流程自发起到结束需经历7—10个工作日。如项目紧急,流程发起人或项目负责人可根据查询到的进度和节点,自行联系“当前办理人”进行提醒。

合同审核完成后,请各学院各部门根据审核意见进行修改,形成合同定稿。各学院各部门打印装订合同定稿,并由法人授权代表在合同签署页签字或盖章,同时应组织合同另一方单位人员在合同定稿签署页签字盖章。

项目部门最终可携带(1)经对方签字盖章、校方法人授权代表签章的纸质合同,(2)经济合同审核打印表单,(3)法人授权委托书(在OA系统中发起“校办授权请示”流程,向校长办公室申请)等三项材料至资产管理处,加盖“新疆师范大学合同专用章”。至此合同签订工作完成。